Todos/as los usuarios de Novagob y red del INAP que lleven más de 500 días siéndolo saben que
la mejor forma de innovar: la más sencilla, la más rápida, la más
segura, la que evita los fracasos y casi garantiza el éxito, es el
benchmarking.
Decir lo contrario es no entender en toda su amplitud la definición de innovación:
La tercera edición del Manual de Oslo (OECD,
2005) define la innovación como la introducción de un nuevo, o
significativamente mejorado, producto (bien o servicio), de un proceso,
de un nuevo método de comercialización o de un nuevo
método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores.
De la definición de innovación vemos que esta se produce
“en las prácticas internas de la organización” aun cuando no seamos nosotros los inventores: uno inventa, pero el resto de organizaciones
innovamos introduciendo en nuestra organización algo nuevo o
significativamente mejorado en nuestros productos, servicios o procesos
de gestión.
Y como me gusta decir a
mí, la probabilidad de inventar algo nuevo por nosotros mismos, es del
0,00001 %, y la posibilidad de que nosotros seamos los mejores del mundo
en la forma de prestar nuestros servicios
o gestionar nuestros procesos, también es del 0,00001 % e incluso puede
que sea del 0,0000000000001%; mientras que la posibilidad de que
encontremos otras organizaciones que tengan una forma mejor de hacer sus
productos o prestar sus servicios, es del 99,9999999
%.
Así que, ya que
lo más probable es que no seamos los mejores ni del mundo, ni de
Iberoamérica y seguramente tampoco los mejores de nuestro país, y sin
embargo queremos avanzar e innovar, mejorar y proporcionar
más valor a nuestros ciudadanos, debemos pensar en si tenemos que
inventar una forma de estudiar, aprender, copiar y, si se puede, mejorar
nuestros servicios en base a lo que el resto de mejores organizaciones
ya tienen implantado. Pues bien, eso es lo que
hace ya bastantes años está también inventado con el nombre de
benchmarking
De las explicaciones sobre benchmarking que aparecen a primera vista en el buscador me quedo con esta y con la definición de los inventores
de la metodología, la compañía Xerox: Según la definición de David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation
"el benchmarking es un proceso sistemático y continuo
para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las mejores prácticas, aquellos competidores más duros".
El modelo de Excelencia Europeo para la Gestión, EFQM, exige y obliga a las organizaciones que quieran ser excelentes a ese
proceso sistemático y continuo para evaluarse respecto a los mejores:
Ø
Tanto en los resultados que obtienes: te
exige no solo que tu mejores año a año tu rendimiento, o que este sea
sostenido a lo largo de los años cuando has alcanzado un nivel muy alto
de rendimiento, ni siquiera vale que alcances
los objetivos que te has fijado, sino que ese rendimiento solo puede
ser valorado como alto, cuando estas por encima de la comparativa con
los resultados medios de tu sector y como muy alto o excelente, cuando
te comparas con el mejor de tu sector. Imaginemos
indicadores de tiempo, o de datos a cumplimentar en las solicitudes
(estoy presuponiendo que ya no pedimos documentos a los ciudadanos):
nosotros podríamos estar muy contentos de tramitar y resolver los
expedientes hace 3 años en 20 días, hace dos en 16 y
el año pasado en 12 días. Pero si resulta que otras organizaciones
similares hace tres años resolvían en 10 días, hace dos en 8 y el año
pasado en 5 días, ¿no deberíamos aprender como lo hacen?
Ø
Pues eso es lo que el Modelo EFQM te exige
en los cinco criterios agentes, en los criterios de liderazgo,
estrategia, personas, alianzas y recursos y procesos y servicios, para
cada subcriterio, el modelo te pide que para tu autoevaluación
o para la evaluación externa de tu nivel de excelencia a la hora de
Evaluar, Revisar y Perfeccionar:
o
Medición: se mide adecuadamente la eficacia y eficiencia de los enfoques planificados y su implantación (despliegue)
o
Aprendizaje y creatividad: se piden evidencias de como se utilizan para generar oportunidades de mejora e innovación
o
Mejora e innovación: se debe evidenciar como los resultados de las mediciones, el aprendizaje y la creatividad
se utilizan para evaluar, establecer prioridades e implantar mejoras e innovaciones
Ya podemos ir viendo algunas conclusiones sobre la mejor forma de innovar en nuestras organizaciones:
- Innovando mediante el benchmarking reducimos al mínimo la probabilidad de fracaso en la innovación, máxime en las administraciones públicas donde compartir en conocimiento y la forma de hacer es una práctica de lo más habitual. Y las experiencias en generar innovaciones colaborativas antes (y ahora) en las Comisiones de la FEMP o de la Red Interadministrativa de calidad, y seguro que en el CLAD (que no sigo ni he participado en sus congresos), y de posteriormente compartirlas con el conjunto de administraciones; y ahora de colaborar e innovar y generar conocimiento en las redes sociales como Novagob o la red del INAP o grupos profesionales en Linkedin es una evidencia clara.
- Incluso el benchmarking aficionado es un proceso sistemático y continuo para evaluarse respecto de los mejores y requiere el estar permanentemente buscando a las mejores prácticas.
- El benchmarking te lleva si o si a la innovación: no te pierdas en complejas y sofisticadas metodologías para innovar, pon en marcha a las personas de tu organización ( o ponte en marcha tu respecto a tus servicios a mejorar), que ellas busquen quien es el/la mejor referencia en la forma de hacer en vuestros servicios y a aprender de ellos aplicando los sencillos y básicos ciclos PDCA para ver como lo quereis hacer
- El ahorro en tiempo y dinero que se consigue con el benchmarking es muy muy elevado y podemos compartirlo con comentarios en el debate de experiencia que has utilizado de otras organizaciones y el ahorro que te han supuesto para la tuya
- Y si se quiere ser un/a benchmarkista profesional, también disponemos de un modelo de referencia a seguir, el Modelo EFQM, que te exige con su metodología de evaluación REDER el que sigas los pasos para avanzar hacia la excelencia aprendiendo y comparándote con los mejores en cada uno de los aspecto de la gestión de una organización.
